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领导机关、领导工作的综合性决定了秘书工作的

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无论是政府部门、事业单位还是企业,办公室主任都是领导(一把手)的心腹、耳目、参谋和助手,是在单位中做好承上启下、沟通协调,发挥着枢纽和桥梁重要作用的中层领导,说朴素点,就是单位的“大管家”和领导的“左右手”。办公室主任的主要工作概括起来六个字:办文、办事、办会。如何办好,要让领导满意,记职工信服,做好办公室主任还是需要具备相当的能力和素质的。

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摘要:从“秘书素质的系统性”角度出发,探讨秘书能力素质新结构应该具备的四个意识:应变意识、创新意识、独立意识和现代意识。 关键词:秘书从业人员;素质;新结构 “秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨,但是大多强调“专业技巧,即如何应对某一件具体事件”,而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企事业单位对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求。 一、社会对秘书从业人员的需求状况分析 根据近年来从人才市场反馈的供需信息分析,社会对文秘人才的需求大致可分为四类:一类为服务型秘书。如公司办公室、基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书等;二类为事务型秘书,如企业、公司、基层行政事业单位的办公室文员、公关人员、档案管理人员等;三类为文字型秘书,如企业、公司、行政事业单位的文书起草人员;四类为管理型秘书,如公司、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任。基层行政事业单位办公室主任等。 依据职责的大小,秘书又可以分为以下三种:一是初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务为主。比如企业的初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一,技术含量较低,薪金相对较低。二是中级秘书——能够写一般信函。起草报告和准备会议等,多为大专或本科毕业。比如,企事业单位中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书,处理各种事件的能力要求较高,薪酬也相对较高。三是高级秘书——能起草重要的合同文本,懂法律、税务知识,有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下。组织横向联系的加强以及现代化办公手段对组织的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。比如,企事业单位中的高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等,目前属于人才市场上的稀有资源。 二、秘书从业人员能力素质现状分析 高科技日新月异的发展,新技术的运用不仅改变了人们的工作条件,还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替,通信技术、网络技术,改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用。不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质,而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力,具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求,秘书人才逐渐向“复合型”方向发展,其知识体系日趋复杂和全面。随着我国市场经济的不断发展,秘书工作被划分到行政管理范畴,主要是帮助行政领导或经理分担日常事务,职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面,已经成为党政机关、企事业单位不可或缺的职位。目前。我国秘书从业人员约2300万人。秘书逐渐成为一种职业,其地位日益提高。以往只负责抄抄写写的秘书已经不能适应党政机关、企事业单位对人才渴望的需求,这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求。 当前的主要问题:一是素质单一化,过多地强调技巧训练。某些民营培训学校或者某些高职院校为了缩短培养周期,追求短期的经济效益,以速成班培养速成型秘书,他们用短至一年甚至不到一年的时间,学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程。学成经考试合格后颁发国家承认的结业证书。单纯地教与他们处理日常事务的技巧,如何应对领导需求,处于被动式的应付事务。其次。中文专业毕业生“万金油”型秘书,这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好,“能说会道”。而随着行业的分化,社会分工的细化,各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化。因此,这类秘书从业人员到了具体的岗位上仍然从头做起,需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。二是素质模式化。秘书角色意识淡化。秘书从业人员处于从属地位,领导说什么就是什么,领导让干什么就干什么,做事盲目服从,缺乏“自立”、“自我”意识。虽被称为领导的“左膀右臂”,在实际工作中缺乏主动性,缺乏创新意识,秘书“独立自主”角色意识淡化。 三、秘书从业人员能力素质的新要求 (一)应变意识——秘书专业自身生存的特点 秘书工作的具体内容也完成了四个转变:由原来简单的办文办事,发展为既办文办事又出谋划策:由原来的收发信息转向综合处理信息:由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理:由被动服务转向主动服务。政策的转变必然要求秘书解放思想、打破思维定势,用变化发展的眼光看问题。 哲学一直被看作智慧的象征,而哲学从根本上讲就是“变”的科学。发展的科学。秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的观点,坚持客观性,按客观规律办事,以“思辨”达到“思变”。秘书工作要忠于事实,以客观实际作为出发点,不是把原则作为出发点。同时,在综合处理信息、科学化管理方面,秘书部门必须发挥灵活性的特点。坚持变化、发展、求新,不能墨守陈规,以不变应万变。要积极主动地关注变化、新情况、新问题,及时关注社会动态,了解市场热点和“敏感点”,掌握瞬息万变的信息,更好地为领导服务。作为新世纪的秘书,不能封闭、保守、僵化,做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”,只有思想放开了,才有可能打破僵化。 (二)创新意识——秘书从业人员参谋决策性体现 秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务,即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见,秘书在日常工作中,不仅应该正确领会领导意图,更应该及时补充领导思想盲区,帮助领导打开思路,激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识,学会独立思考,打破常规,张扬个性。而回到现实中来,“秘书工作被动论”的论调占据主导地位,不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺,不敢越雷池半步,就是溜须拍马,俯首贴耳。从根本上毫无主见,创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求,要实现自我价值,必须当好领导的助手,就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代,人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。衡量秘书工作的优劣,区分秘书水平的高低的最重要标准就是看对领导决策及实施辅助得如何。“科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决策任务的,科学知识与人文知识具有不同的历史和特征,但两者之间有不可分割的联系,共同构成完整的社会文化。可是长期以来,两者之间存在着互不理解的鸿沟,人文学者往往认为科技学者抱有一种浅薄的乐观主义,不注重人的处境;而科技学者则认为人文学者缺乏远见。只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间,他们对待问题的态度明显不同,甚至在情感方面也难以找到共同的基础,这种文化分裂现象直接导致了我们人才素质培养方面的单一和偏失。秘书教育的主体衍生于文学教育,受其母体中国语言文学的遗传,它先天就带有十分浓重的人文色彩。秘书学基础课大部分内容就是语言、文学。甚至。受社会浮躁心态和功利主义的影响,只注重人际“技巧”和变通艺术,所学课程,几乎与科学无关。中国人受汉字的影响,在强化具体思维的同时,却忽略了抽象思维能力的培养。而抽象思维则是培养创新性意识的关键。立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力;普通逻辑学的学习,锻炼丰富了我们的想象空间,使大脑思维得以延伸;数学、算学的学习又激活了大脑思考的缜密性,使我们的思考更加精细、严密。人文与科学的力量相借重,艺术与逻辑的力量相补充,数理科学不仅赋予发散思维的秘书专业以必要的收敛思维能力,而且会使人们在秘书工作中更善于理性思考,善于发现。展示自我,变被动服务为主动服务。相信我们的创造力会使我们在工作领域更加游刃有余。 (三)独立意识——秘书的独立人格的体现 在秘书行业,有不少这样的定位:秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”,是“二把手”,是无名英雄等。而涉及到秘书人格,却有不少人持这样的观点:领导两袖清风,秘书也清正廉洁;领导人腐败犯罪,秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间,对上级来说,是“跑腿的”、“打杂的”;对下级来说,又是领导的“跟班”。其实多年之后,不少秘书对于自己的身份。常常感叹“什么也不是”。那么,秘书的人格到底在哪里? 秘书人格的确立,必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等,是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后,又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。 (四)现代意识——秘书与时俱进能力的体现 二十一世纪,是个崭新的世纪,是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用,物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作,如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等,都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现,使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能,将使“文山会海”彻底成为历史,也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来,提高了工作效率,减轻了工作强度。随着电脑的普及,固定的上下班时间将会被打破,秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务,传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动,网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱,效率就是生命”逐步向“信息就是金钱,决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响,我们秘书的日常工

一、人品过硬。做事先做人。办公室主任作为单位中枢位置的重要人员,除具有一般的道德品质和素养外,要时刻认清自己的角色,摆正自己的位置,在处理各种事情时,一定要做到公平公正,一视同仁,并从主观上要排除个人的荣辱得失,以身作则,无欲则刚。

科学性是做好秘书工作的根本。秘书工作要努力实现“规范化、制度化、科学化”的目标,其中实现科学化是做好新世纪秘书工作的最重要的核心目标,它规定了其他目标的意义。在现代社会秘书工作中,经过长期努力探索,规范化、制度化逐步形成,科学化的因素日益增长。 所谓秘书工作的科学性就是秘书工作必须符合其内在的客观规律,并按客观规律办事,与时俱进,提高秘书工作的科学水平。秘书活动作为客观存在的人的社会活动,有其不以人的意志为转移的客观规律,如客观性与主观能动性,综合性与专业性,常规性与随机性等等。只有正确地认识、把握、遵循这些客观规律,按客观规律办事,提高秘书工作的科学性,秘书工作才能顺利进行。对立统一规律作为唯物辩证法的核心规律,也是秘书工作最基本的规律。秘书工作的科学性必须建立在对其工作内在的对立统一规律正确把握基础之上,以客观辩证法为前提和依据发挥自已的主观能动性。 客观被动性与主观能动性的辩证统一。人的实践活动既具有客观性,又具有主观性;从实际出发,按客观规律办事就可以成功,按主观愿望办事搞主观主义就会失败;客观规律是不以人的意志为转移的。秘书工作必须正确处理主观和客观的关系,在实践中做到尊重客观规律性与发挥主观能动性的辩证统一,只有这样,才能增强秘书工作的预见性、科学性、合理性,减少盲目性、随意性,提高秘书工作的效率与效益。 秘书工作具有被动性的一面,首先,秘书工作不仅客观上从属于领导机关、领导的工作安排,还要受到同级、下级机关活动的影响,决不能忽略这些客观存在而自行其是;其次,秘书机构是各单位的枢纽性机构,来往的公文、电话、信件都要认真处理,每天要面对与处理大量始所未料的事情,从这个意义上讲,秘书工作也是被动的。办公室工作的性质、地位、功能和任务,决定了它在很大程度上受制于领导,很多事情必须请示领导,按领导的意图、领导的决定办事。这些都是不以秘书的意志为转移的客观存在,它以客观必然性制约着秘书的思维方式和行为方式。 秘书工作的主动性是指秘书作为主体在把握工作的客观规律,了解服务对象的意愿、目的、要求之后,充分发挥主观能动性,在被动中求主动,以积极的态度创造性地开展本职工作。秘书处于不同层级领导机构的中枢,其工作成效对全局或局部产生着极大影响。秘书工作要有预见性、前瞻性,充分发挥秘书工作人员主观能动性,不能停留在被动应付领导布置的具体工作水平上,要搞好超前服务,做好各种预案和应急准备。只有这样,才能做到遇事不慌,有条不紊,保证工作高效率地进行。 客观被动性与主观能动性是秘书工作中的一对基本矛盾,它体现在秘书活动的每一个环节和细节之中,贯穿于秘书活动的始终,二者是辩证统一的关系。因此,它要求秘书正确处理客观性与主观能动性的关系,在尊重客观规律的前提下充分发挥主观能动性,在被动中争取主动。 综合性与专业性的辩证统一。领导机关、领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性。秘书工作的综合性在处理信息、辅助决策、监督检查等方面表现得特别突出。秘书部门要充分发挥枢纽作用,其秘书工作人员必须在处理信息、辅助决策、监督检查等方面具有全局思想和系统观念,对各种复杂问题能够进行综合处理。 文书的起草、送批、抄报、登记、传阅、管理等是秘书部门的专业职能。其他如机关事物的办理、会议的组织、来访的接待、随领导外出联系或检查工作等等,也是秘书部门的工作职责,需要具有专门知识和技能的秘书人员来担负。秘书人员专业水平的高低,直接影响着秘书工作,甚至是领导工作的成效。 综合性与专业性相辅相成,我们既要看到秘书活动的综合性,又要看到它的专业性。办公室工作庞杂纷繁,难以预料和捉摸,办公室的业务要求工作人员必须具备一定的文化基础、相应的知识结构和完成特定岗位职责的技术才能,舍此就无法胜任本职工作。另一方面,综合性是办公室的重要属性。它要求办公室人员要学会“弹钢琴”,十个指头都动起来。所以,我们要求办公室工作人员必须力争成为多面手,提高综合办事能力,样样能做好,事事能处理。 常规性与随机性的辩证统一。秘书工作的常规性表现在公文的撰写要求具备固定的格式,即名称、发文字号、标题、正文、主送单位、抄送单位、主题词、密级、签署等缺一不可,办事有一定的程序、规范等等。 秘书工作的随机性表现在对待随机性的事物,秘书人员必须随机应变,灵活处理。这就要求秘书工作的方法必须具有灵活性。秘书活动内容繁杂,变化多端,要求颇高。对此,秘书人员需要灵活处理,经常采取灵活的工作手段和方法,具体问题具体对待。反对一刀切,一个模式。秘书工作的灵活性还体现在秘书工作的选择上。是单刀直入还是迂回曲折?是过关斩将还是翻山越岭?秘书必须灵活把握。二者是秘书活动中相互对立又统一的一组矛盾,始终贯穿于秘书活动的始终。对待常规性的事物,可以用随机性的事物,秘书人员需要充分发挥主观能动性,进行灵活处理。 秘书工作方式、方法的科学性 秘书办文、办事、办会既有数量要求,更有质量要求。随着社会的发展,对办公室工作要求也愈来愈高,不只是要求简单地完成某项工作,而是要求工作规范化、程序化和办公手段的现代化,以提高工作效率,更好地服务于领导和基层。 秘书工作程序及工作制度的规范化。规范化就是使秘书工作程序、工作方法都符合约定俗成或明文规定的标准。所以,规范化就是标准化。秘书工作的规范化要求秘书部门的工作标准、工作程序都要符合一定的规定。其二,要制定具体的秘书工作程序,如“办文程序”、“办公程序”、“接待程序”等。其三,对秘书工作中的一些具体事项应有统一标准,如公文处理、电话记录薄、公文传阅等。除此之外,对车辆管理、机关事务管理等,应统一标准,使之规范化。同时要形成快速、高效的运行机制,如要简化办公机制,优化协作机制;实行科学管理,岗位要定责任,人员要定目标;工作环节要合理紧凑;逐步实现办公自动化;提高人员素质,加强工作节奏等等。 秘书办公、办文的科学化。科学化就是按秘书工作固有的规律办事。秘书工作同其他工作一样,有其自身发展的客观规律,因而秘书工作的运转方式、管理方法,必须遵重客观规律,不能随意。要实现科学化,就要研究秘书工作的内在联系和客观规律,学会运用辩证法指导秘书工作,善于用两点论和两分法处理各种纷繁复杂的政务和事物,这样就能够避免形而上学,克服主观性和片面性,增强自觉性,少出或不出大的失误,把工作搞得更好,当好领导的参谋助手。 秘书工作要制度化,严格按照制度办事。制定化就是在各项秘书工作中,大家都遵守一定的办事规程或行动准则,严格按规章制度办事。这就要求秘书部门对各项工作任务和环节,都制定出明确的规定、条例、章程和实施细则,要求秘书人员按规章制度办事。 秘书工作的价值性 秘书工作的价值是指秘书工作作为客体是否满足了社会、单位、领导等多方面主体的需要,以及满足的程度。秘书工作的价值可分为自我价值和社会价值两方面。秘书工作的整个活动过程,不仅对个人具有一定意义,而且对社会和他人具有社会价值,秘书工作直接为领导服务,满足国家、单位、领导的要求,是其社会价值的具体体现。社会价值是秘书工作价值的核心部分,其自我价值在社会价值的同时得以实现。秘书工作价值的特性包括: 秘书工作价值的客观性。秘书担负的是为领导机构或领导人服务的具有参谋助手作用的辅助性管理和事务性工作。随着社会的发展,特别是由计划经济向市场转变,由粗放型管理向集约型管理转变,领导工作日益繁重,因而秘书工作也就日益重要。秘书工作之所以成为一种人们热衷的社会职业,是因为秘书工作价值具有客观社会性。秘书职业能够培养人的良好素质,它要求秘书工作者具备坚韧的性格、心怀大局、反应机敏,有善于学习和科学思维能力、良好的沟通能力、组织协调能力等等。一些领导人并不是一开始就杰出卓越的,而是因为他们在从事秘书工作的时候,逐步具备了这种潜力,培养了自己担当大任的能力。 秘书工作者价值的主体性。当秘书创造价值的时候,秘书便成了价值主体。秘书人员发挥其主观能动性、创造性积极主动完成领导交办的事务,提高了秘书工作的质量和效率,保障了领导各项职能活动的有效进行,这就体现出秘书价值的主体性。在原则性指导下的灵活性既是秘书活动的特征,又是优秀秘书工作者应具备的品质。秘书工作还具有超前性的特点,主要表现在两个方面:第一,行动的先导性、超前性。以辅助决策为例,不论是程序性决策还是非程序性决策,也不论是战术决策还是战略决策,都是对未来行动的抉择。因此,决策制定和决策执行中的不确定性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学化,提高决策的可靠性,秘书人员在辅助决策过程中,必须体现超前预测性特征。具体讲,必须做到:先于领导者提出决策课题;先于决策的制定,提供科学依据;先于决策实施拿出“防范措施”。一句话,要做“事前诸葛亮”。第二,意识的超前性。一个合格秘书必须具备超前思维,必须是是事事想在牵头,即意识在先。在充分思考的情况下,创造性地开展工作,积极主动地为领导和广大群众服务。要想做到工作的积极主动性、灵活性及超前性,就必须发挥秘书人员的主观能动性和创造性,这不仅是秘书工作科学性的体现,更是秘书工作价值主体性的体现。 秘书工作价值性的社会历史性。秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的产物,自从人类社会有了集团的形成,有了组织者、领导者、管理者的出现,有了沟通各个方面信息、协调各个方面关系的必要,有了辅助领导、协助管理者的职能需要,秘书活动的出现就成为历史的必然。我国氏族部落形成之后,其首领轩辕皇帝身边就有仓颉记其言,沮诵记其行。由此可见,社会集团的形成,是秘书活动萌发的基本条件。进入阶级社会以后,秘书活动发生了根本性的变化,成为社会管理活动的一部分,并逐渐有了明确的职能分工和完备的程序。20世纪以后,世界各国的秘书活动发展很快,世界各国各个领域、各个组织都有自己的秘书活动,而且,秘书活动的目标日趋升高,秘书活动的要求日益严格。秘书活动的内容日益程序化、标准化。更重要的是,各个国家、各个集团都对秘书工作越来越重视,秘书工作

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二、文笔要好。在办公室主任岗位上,起草各类讲话稿、汇报、总结计划等公文是必不可少的,还要负责审阅全单位各部门的要发文的文稿,做好会议纪要,这些文书、文件的出台,都代表着一个单位的形象。如没有极强的写作能力,肯定胜任不了这个工作。因此修炼个人的文笔,对于一名办公室主任来说永无止境。

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